Règlement intérieur

reglement intérieur

 

RÈGLEMENTINTERIEUR AMAP

 

PRÉAMBULE

 

L’association respecte les principes de fonctionnement d’une Association pour le Maintien de l’Agriculture Paysanne (AMAP) tels qu’ils sont édictés dans la Charte des AMAP, document de référence établi par Alliance Provence et déposé avec le sigle du concept des AMAP au journal officiel du 4/08/2003 n ° 03032390886.

Cette charte est jointe au présent règlement intérieur.

ADHÉSION DES MEMBRES

Modalités d’entrée

Par leur adhésion à l’association et en qualité d’administrateur de celle-ci les membres s’engagent à :

Accepter et respecter le règlement intérieur.

Participer à la vie et au travail de l’association.

Défendre et promouvoir les intérêts et l’image de marque de l’association par ses actions au quotidien, faisant vivre et partager l’objet et les valeurs de l’association.

Respecter le contrat d’engagement auprès du producteur en payant à l’avance, par saison, les produits distribués périodiquement, afin de permettre au producteur de disposer d’un fonds de roulement ou d’une trésorerie suffisante pour réaliser ses investissements ou s’acquitter de certaines dépenses.

S’acquitter de la cotisation annuelle.

Trouver un remplaçant, pour les éventuelles périodes de vacances, ou si, pour des raisons exceptionnelles, ils devaient se désister de leur engagement.

 

Règle d’adhésion

Toute personne est susceptible d’adhérer à l’association.

Néanmoins, l’offre par producteur étant limitée en nombre de paniers, une liste d’attente d’adhérents par producteur sera établie.

Lors d’une demande d’adhésion, la date de la demande sera prise en compte pour départager les adhérents potentiels.

De plus, des critères géographiques seront retenus :

une priorité n°1 sera donnée aux habitants Du Pallet,

une priorité n°2 aux candidats dont le lieu de travail est au Pallet,

une priorité n°3 aux autres candidats.

les adhérents sont prioritaires d’une saison sur l’autre pour la reconduction de leurs contrats.

 

Cotisations :

Une cotisation de 5 euros pour une année civile sera demandée.

 

Contrat : les contrats entre adhérents et producteur sont reconduits chaque saison. Une permanence sera organisée pour signature des contrats et remises des chèques. Tout adhérent ne pouvant être présent le jour de la permanence doit se faire connaître à l’avance auprès du référent afin de signer son contrat et remettre ses chèques, si possible avant cette permanence.

 

.Modalités de sortie

La qualité de membre de l’association se perd :

par la démission :

Elle ne peut être refusée quel que soit le motif invoqué

Cas où la démission sera d’office : déménagement.

par la radiation pour motif grave prononcé par le conseil d’administration, le membre concerné ayant préalablement été entendu,

pour non paiement de la cotisation,

par décès.

 

Le CONSEIL ADMINISTRATION

Le C.A. désigne en son sein des membres de bureau.

Les référents qui participent activement au bon fonctionnement de l’association sont membres de droits du C.A.

 

Ses principales missions sont :

Le suivi du fonctionnement démocratique.

La coordination entre groupe et producteur(s).

La gestion de la distribution.

L’animation, l’information, les relations, la promotion et le développement de l’association.

La gestion comptable et financière.

 

DESCRIPTIF DES RÔLES :

1 – Suivi du fonctionnement

 

Durée des mandats : la durée des mandats des membres du bureau sont fixées à 2 ans maximum. Ainsi, un roulement sera automatiquement établi sur les mandats du bureau afin que le président, le secrétaire ou le trésorier s’engage sur ce rôle pour une durée maximale de 2 ans.

Il en découle que chaque adhérent sera sollicité pour assumer un de ces rôles.

Démission du CA ou du bureau : elle ne peut être refusée quel que soit le motif invoqué

 

Définition des conditions d’activité

Responsabilités de l’association

Assurance pour toute activité lors des distributions. VÉRIFIER SI LES ACTIVITÉS CHEZ LES PRODUCTEURS SONT GARANTIES PAR LE CONTRAT DES PRODUCTEURS.

 

.2 – La coordination, comprend 2 pôles distincts :

1/ Les activités de l’association, en lien avec le(s) producteur(s)

Un référent par producteur.

Un suppléant ou un travail en binôme serait souhaitable.

Représentation du groupe d’adhérents.

Organisation des réunions avec le producteur avant chaque nouvelle saison pour le planning de production, le prix moyen du panier et le nombre d’adhérents.

Distribution et collecte des documents d’évaluation de la saison.

Gestion de l’information et de la communication entre le producteur et le groupe.

Établissement des contrats d’engagements avec le producteur.

Recueil des chèques et gestion de leur encaissement suivant le calendrier.

Établissement du roulement des permanences auprès des adhérents, en concertation avec les autres référents (afin que les adhérents ne se retrouvent pas à deux postes de distribution un même jour).

 

2/ Les activités de l’Association en lien avec AMAP44 qui fait la promotion du système et aide l’AMAP à constituer et à développer son groupe

Une personne est désignée comme responsable de :

la gestion des listes d’attente à répercuter afin d’identifier l’importance des demandes et de se mobiliser si besoin vers la création de nouveaux groupes (essaimage),

la communication des informations nécessaires aux études menées au plan régional,

la participation souhaitée à l’une des commissions mises en place par AMAP44.

 

3 – La gestion de la distribution :

 

Lors de la distribution, en plus du producteur, un ou plusieurs adhérents sont de permanence, à tour de rôle, pour effectuer les tâches suivantes :

Aider le producteur à la mise en place des produits et participer au rangement,

Afficher la composition du panier,

S’assurer de l’émargement,

Distribuer tout document (lettre, brèves ou autres informations de l’AMAP ou du réseau),

Régler les problèmes liés à la récupération des paniers (retards, absences, divers…),

Informer les responsables de l’association : bilans, propositions, difficultés.

 

La liste des adhérents responsables de la permanence est instaurée par trimestre, par le référent du producteur, en suivant la règle d’un adhérent différent chaque semaine. Si l’adhérent devant tenir la permanence ne peut être présent, à la charge de cet adhérent de se faire remplacer et d’en informer le référent. Pour cela, le planning de ces permanences (liste des adhérents et coordonnées) sera distribué à tous les adhérents.

 

De même, chaque adhérent s’engage à récupérer son panier sur les horaires prévus contre émargement. S’il est dans l’impossibilité de se déplacer personnellement, il s’assure que son panier sera récupéré par une tierce personne (adhérente ou non) sur les horaires prévus, contre émargement. Dans le cas où le panier n’est pas récupéré à la clôture de la distribution, il est conservé durant 24h par les responsables de la distribution qui se le partagent après ce délai. Aucune relance de l’adhérent n’est prévue. L’adhérent ne peut en aucun cas prétendre à un remboursement.

 

.4 – L’animation et l’information, la promotion et le développement de l’association

 

4-1 L’information de tous les adhérents par tous les moyens techniques (courrier postal ou électronique, fax, téléphone…).

Toute information sur la vie de l’association (AMAP du Pallet et AMAP44).

Communication de documents intéressants sur l’objet de l’association.

Informations sur des réunions, colloques, ateliers, fêtes… de partenaires intéressants pour promouvoir l’association.

4-2 L’animation

propositions d’activités en dehors de la distribution : convivialité, formations, ateliers de jardinage, visites de fermes…

relations avec les AMAP du secteur au sein de l’antenne locale.

participation à des activités de partenaires ou d’associations et structures de l’économie sociale.

 

5 – La Gestion comptable et financière

 

Elle est assurée par

le trésorier qui a pour mission les tâches suivantes :

Collecter les chèques d’adhésion de chaque membre pour versement sur un compte au nom de l’AMAP.

Gérer la trésorerie de l’association : cahier de comptabilité (recettes et dépenses), bilan, budget prévisionnel.

Rendre compte aux différentes instances de l’AMAP de l’état des finances.

Émettre un avis sur des activités éventuelles, ayant des répercussions financières.

le(s) référent(s) par producteur :

Collecter les chèques individuels d’abonnement au panier des adhérents, établis au nom du producteur.

Les remettre au producteur selon les modalités établies.

 

 

Signature de l’adhérent